Zukunft der Arbeit in der Kommunalverwaltung - auf großes Interesse gestoßen

In der Keynote zu Beginn der Veranstaltung stellte Prof. Richenhagen vom ifm an der FOM in Essen die These vor, Agilität ist die Arbeits- und Organisationsform der Digitalisierung, d.h. wer seine Verwaltung digitalisieren will, muss agil arbeiten. Agil arbeiten bedeutet z.B. eine ganz andere Fehlerkultur zu haben. Fehler sind Lernchancen. Es bedeutet mehr zu probieren, mehr auszuprobieren anstatt auf lange Distanz hin, Konzepte zu entwickeln, die dann nach einem Jahr ohnehin für die Katz sind. 

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In der Workshop Runde 1 wurden in den vier Foren die folgenden Themen diskutiert: 

• FührDiv: Führung in der digitalisierten kommunalen Verwaltung“ 
•  „Motivierte Mitarbeitende durch neue Arbeitsorganisation: Führen in Teilzeit und mobiles Arbeiten“
•  „Innovative Verwaltung – Strategie, Prozess-und Projektmanagement“
• Forum „Betriebsnachbarschaften als Chance für betriebliches Gesundheitsmanagement in einer Kommune

Führung in der kommunalen Verwaltung steht in Zeiten von Haushaltskürzungen und demografischem Wandel vor großen Herausforderungen. Neue Kommunikationsmittel und zunehmend digitalisierte Arbeitsvorgänge halten immer stärker Einzug in den Arbeitsalltag und gestalten die Abläufe   zunehmend komplexer. Nachweislich braucht es für Führungskräfte nicht nur neue Qualifikationen, sondern auch Kompetenzen. Das Projekt FührDiv leistet dazu seinen Beitrag und unterstützt aktiv das kommunale Schlüsselpersonal in den Themenfeldern Führung, Teamentwicklung, Mitbestimmung und digitale Kompetenzen.

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Das Forum Motivierte Mitarbeitende durch neue Arbeitsorganisation: Führen in Teilzeit und mobiles Arbeiten“ orientierte sich an einem in 2017 von einer Gruppe Gleichstellungsbeauftragter erstellten Leitfaden „Frauen in Führung & Führen in Teilzeit – Handreichung für die Praxis“. In der Diskussion wurden die unterschiedliche kommunale Wahrnehmung und Herangehensweise sichtbar. Im Resümee bestätigten sich die Erkenntnisse des Leitfadens, dass es flexible Arbeitsorte und Arbeitszeiten sowie Teilzeitangebote braucht, wenn man mehr Frauen in Führungspositionen bringen möchte. Gelänge es gleichzeitig auch Männern vergleichbare Modelle anzubieten, könnte dies eine Kultur der Chancengleichheit für die berufliche Entwicklung fördern.

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Wie man die Prozesse einer Behörde vor dem Hintergrund ihrer definierten Ziele systematisch und kontinuierlich gestalten kann wurde in einem weiteren Forum diskutiert. Als unabdingbar wurde erkannt, dass Prozess-und Veränderungsmanagement gemeinsam zu betrachten und die Mitarbeiter dabei zwingend einzubeziehen sind. Durch die gesellschaftlichen und technischen Veränderungen wird strukturiertes Handeln in den Verwaltungen unumgänglich und Prozessmanagement kann zu einem dauerhaften Verwaltungssteuerungsinstrument werden, welches zudem breite Transparenz sichert. Kritisch angemerkt wurde, dass sich auch die lokale Politik in die Prozesse mit einbinden lassen muss.  

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Im Forum Betriebsnachbarschaften und betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) wurde diskutiert, wie sich kleine und mittlere Unternehmen/ Organisationen/Verwaltungen zusammenschließen könnten, um ein gemeinsames Gesundheitsmanagement einzurichten. Dabei wurden drei Fragen aufgeworfen:  wie kann man das Thema transportieren, wie kann man Unternehmen und Organisationen für eine aktive Beteiligung gewinnen und welche Player könnten dabei unterstützen. Als Best Practice Beispiel lohnt sich ein Blick nach Korschenbroich, wo man in Zusammenarbeit mit der Wirtschaftsförderung erste kleine und erlebbare Ergebnisse aufweisen kann.  Mehr unter: https://betriebsnachbarschaft-korschenbroich.de/

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In der Workshop Runde 2 wurden nachfolgende Themen in den Foren diskutiert: 

• „Mit INQA Checks Handlungsbedarfe erkennen und Prioritäten setzen“ 
• „Zusammenarbeit der Generationen – so gelingt New Work“ 
•  „Mit systematischer Personalentwicklung die Attraktivität als Arbeitgeber sichern“
• „Kein Stress mit dem Stress - wie wir psychische Gesundheit in der ÖV fördern können“

Bei der Bewertung und Anwendung der INQA Checks wurde bestätigt, dass die Checks nicht nur hilfreich für die eigene Standortanalyse in den Säulen „Personalführung“, „Diversity“, „Gesundheit“ und „Wissen und Kompetenz“ sind, sondern auch insbesondere auch Maßnahmen und Ideen zur Umsetzung beinhalten. Besonders interessant waren hierfür beispielhaft Konzepte zur Wissensweitergabe in der Altersnachfolge. Einige Teilnehmer*innen haben sich spontan bereit erklärt als Praktiker bei der weiteren Anpassung der INQA Checks mitzuwirken.

Jede Organisation wird sich unter dem Aspekt von digitaler Transformation fragen müssen, welche Unternehmenskultur man entwickeln und wie man zukünftig zusammenarbeiten will. In der Diskussion wurden einige interessante Themenstellungen adressiert: Standardlösungen scheinen nicht der Schlüssel zu sein, sondern Räume für Experimente müssen wachsen. Neu formierte Organisationen werden die richtigen Mitarbeiter an den entscheidenden Stellen brauchen.  Mitarbeiterführung und - Kompetenzen werden sich anpassen müssen um New Work erfolgreich werden zu lassen.  

Die Stadt Wuppertal hat vor dem Hintergrund der immer knapper werdenden Ressource Personal ein Personalentwicklungskonzept mit sieben Zielvorgaben erstellt. Eines der dominanten Ziele des Konzepts stellt das Thema „externes und internes Personalmarketing“ dar. Pragmatisch wurden im Forum Wege diskutiert, wie man das Image und die Attraktivität einer Kommunalverwaltung als Arbeitgeberin durch Marketingmaßnahmen (z.B. Auslandsaufenthalte in Partnerstädten/moderne Kommunikationswege/ Nachwuchs-Kampagnen an Schulen…) und eine gezielte Außendarstellung steigern kann. Diskutiert wurde auch, aktiv die Rekrutierungsbasis – z.B. Reaktivierung der Mütter – zu erweitern.

In einem weiteren Forum der 2. Workshop-Runde wurde das Thema Stress diskutiert. Stress auslösende Veränderungen und Faktoren wurden thematisiert und umfangreichen Materialien und Instrumente von psyGa- psychische Gesundheit in der Arbeitswelt vorgestellt. 

Dr. Jens Voßen vom Ministerium der Finanzen NRW zeigte auf, dass es kein standardisiertes Verfahren gibt, um in ein Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) einzusteigen. Vielmehr bietet es sich an, Anlässe und Situationen zielgerichtet zu nutzen.

Mit der Podiumsdiskussion wurde die Frage, wie eine innovative Unternehmenskultur in der Kommunalverwaltung entstehen kann beantwortet. Am Beispiel der Stadt Rheinbach wurde erläutert, wie sich die Wirtschaftsförderung mit den Handlungsfeldern der Politik und Verwaltung so verzahnt, dass innovative Impulse freigesetzt werden können. Nachvollziehbar wurde dargestellt, wie sich die Unternehmenskultur, die Art von Führung und Zusammenarbeit an neue Herausforderungen anpassen müssen. Als Schlüsselbegriffe wurden benannt: eine zu akzeptierende Fehlerkultur, eine mehr auf Selbstverantwortung und Informationstransparenz bauende Führung sowie der verstärkte Einbezug des individuellen Mitarbeiters.  

Lutz Stratmann lieferte in seinem wertvollen abschließenden Beitrag einen zusammenfassenden Blick auf die aktuellen gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Veränderungen und wie die Beschäftigten in der Kommunalverwaltung herausgefordert sind. Auf anschauliche Weise konnte er darstellen, dass die komplexe Multiproblemlage nur mit Programmen und Systematiken angegangen werden können, die eine Kommunalverwaltung in Schritten nach ihrem spezifischen Bedarf durchleitet. Hierzu dient die Vorgehensweise und die Begleitung im Entwicklungsprozess des „INQA Audits Zukunftsfähige Unternehmenskultur“.

Unser Resümee

Die Teilnehmer*innen der 44 teilnehmenden Kommunen kamen zumeist erstmalig mit INQA (Initiative Neue Qualität der Arbeit)  in Berührung. Ihr Feedback zur Veranstaltung war durchweg positiv und unsere Absicht, die Teilnehmer*innen zu informieren, Erfahrungen auszutauschen und anzuregen, eigene Positionen zu hinterfragen, wurde erreicht. Mit der Breite der Themen konnten für die kommunalen Mitarbeiter eine Vielzahl von wertvollen Impulsen gesetzt werden. In Gesprächen und den Foren wurde aber auch deutlich, dass es in den einzelnen Kommunalverwaltungen unterschiedliche Entwicklungsstände bezüglich moderner Formen der Arbeitsgestaltung gibt. So fanden die Vorstellung eines strategischen Personalentwicklungskonzepts und der Aufbau von Prozess- und Projektorganisation verstärktes Interesse. Dies lässt auf einen Nachholbedarf schließen, dem mit weiteren Veranstaltungen oder der Erstellung von Zukunftskonzepten begegnet werden könnte.

Zum Abschluss noch einige Teilnehmerstimmen aus der Online-Umfrage:

"Vielen Dank an das tolle Team, das angenehme Rahmenbedingungen geschafft hat - obwohl die Veranstaltung für die Teilnehmer*innen kostenlos war..... Das Format hat Lust auf mehr gemacht, gerade weil jede*r Besucher*in offen war und sich vernetzen wollte. Dadurch konnte ich einige neue Kontakte knüpfen und mir für meine praktische Arbeit tolle Anregungen holen. ... Die Moderation bei jedem Slot.... Organisation + Aufgreifen von Begrifflichkeiten an der Pinnwand, sodass der Referent weiter diskutieren konnte.... Organisation, Qualität sowie der Praxisbezug..."

Impressionen der Veranstaltung im Video



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